Este tópico procura tratar da importância de se fazer um Backup (cópia de segurança) e como e quando fazê-lo.
Os assuntos foram distribuídos da seguinte forma:
Para fazer o Backup, vá ao menu Ferramentas | Banco de Dados | backup (cópia de segurança)... A tela que aparecerá é a seguinte:
- Compactar as tabelas do banco de dados: estando essa opção selecionada, o Backup trará todas as tabelas compactadas, o que diminuirá o tamanho do arquivo.
- Não incluir as fotos...: estando essa opção selecionada, o BD salvo como Backup não trará as fotos dos funcionários, o que diminuirá bastante o tamanho do Backup. Isso não lhe trará nenhum problema, pois é fácil importar as fotos dos funcionários de volta ao seu BD, caso você queira (se você tiver um Backup de suas fotos).
Insira um disquete no 'drive A:' e clique no botão <OK>. É natural que a gravação demore um pouco a ser concluída.
Para salvar o backup em outro local diferente do 'drive A:' (como Pendrive por exemplo) basta clicar no botão de reticências '...' que está do lado direito do endereço do backup e especificar o novo destino.
O Backup é uma cópia de segurança que você deve fazer sempre que for fechar o Mês, ou seja, depois que sua Folha de pagamento do mês corrente já estiver terminada, conferida e correta, você deve fazer o Backup antes de pedir pelo fechamento do mês. Você pode salvar seu banco de dados tanto em CD (se sua máquina possuir gravador de CD) quanto em disquete.
É importante que você sempre rotule os disquetes com o nome do BD (Banco de Dados), mês de compet~encia e ano do mesmo, para facilitar a localização, se preciso.
O Backup deve ser feito também sempre que alguma alteração importante ou "perigosa" vá ser feita em seu BD, para que você não corra o risco de perder suas informações.
Quando você faz o Backup, apenas o BD do mês da competência é gravado.
Por que é importante fazer o Backup?
Para situações inusitadas como vírus ou roubo, por exemplo. Se o seu computador pegar um vírus e tiver que ser formatado sem que você tenha tempo ou chance de salvar seu conteúdo, ou se o seu computador tiver sido roubado, você perderá todas as suas informações da Folha de Pagamento, todos os seus BDs. No entanto, se você tiver feito os Backups, você poderá recuperar facilmente todos os meses para os quais você havia feito Backup.