Afastamento por motivo de LICENÇA-MATERNIDADE

A Licença-maternidade corresponde ao período que a mulher fica afastada da empresa por motivo de gravidez. Esse tipo de afastamento normalmente tem duração de 120 dias, sendo 28 dias antes e 91 dias depois do parto, onde a funcionária não terá nenhum prejuízo do emprego e do salário, ou seja, a funcionária terá os mesmos direitos como se estivesse trabalhando normalmente.

Veja a seguir os procedimentos necessários para efetuar o afastamento da funcionária por motivo de licença-maternidade, pago pela empresa, no sistema de Folha de Pagamento:

Veja também:

Início do Afastamento de Licença-Maternidade

O sistema de Folha de Pagamento possui uma ferramenta que efetua, automaticamente, os procedimentos de início do afastamento. Para executá-la, proceda da seguinte forma:

  1. No menu Ferramentas selecione Opções, localize o item 'Códigos para | Outros' e certifique-se de que o código do Salário-Maternidade está preenchido corretamente, depois clique no botão OK;

  2. No menu Funcionários selecione o item Cadastro e localize a funcionária que será afastada;

  3. Clique no menu Cálculos, selecione o item Afastamento, escolha o código de Movimentação correspondente ao afastamento por Licença-maternidade (Q), indique a data de Início do afastamento e Fim do afastamento;

  4. Clique no botão Gravar para efetivar o cálculo do afastamento;

Após a gravação convém certificar-se de que as informações foram registradas com sucesso. Veja a seguir como conferir essas informações:

  1. No menu Funcionários selecione o item Cadastro, localize a funcionária que foi afastada e verifique se o campo Situação está 2-Afastado;

    Atenção! A Situação da funcionária só deve ser modificada, manualmente, para "1-Ativo" no mês em que ela retornar do afastamento, ou seja, a partir do "Fim do Afastamento". Portanto, durante o início e todo o período (integral) do afastamento, a Situação deve ser mantida como 2-Afastado:


  2. No menu Funcionários selecione o item Mais Cadastro clique na guia Afastamento/Rescisão e verifique se o campo Movimentação e o bloco Afastamento estão preenchidos com as informações que foram acrescentadas na tela do Cálculo.

    Uma funcionária afastada por motivo de Licença-maternidade com "Início em 18/04/2008" e "Fim em 15/08/2008" teria as seguintes informações registradas em 'Mais Cadastro | Afastamento/Rescisão':


  3. No menu Funcionários selecione o item Lançamentos Individuais e verifique se os lançamentos agendados correspondem apenas ao salário dos dias trabalhados e ao salário-maternidade para os dias de afastamento.

    Uma funcionária afastada por motivo de Licença-maternidade com "Início em 18/04/2008" e "Fim em 15/08/2008" teria os seguintes lançamentos:

    * Em 04/2008 teria um salário proporcional = 17 dias trabalhados antes do afastamento;
    * Em 04/2008 teria um salário-maternidade proporcional = 13 dias;
    * de 05/2008 até 07/2008 teria um salário-maternidade integral = 30 dias;
    * Em 08/2008 teria um salário-maternidade proporcional = 15 dias;
    * Em 08/2008 teria um salário proporcional = 15 dias trabalhados após retornar do afastamento;
    * A partir de 09/2008 teria um salário integral = 30 dias trabalhados;

    Veja como ficariam esses eventos na tela de Lançamentos:

Essas alterações deverão ser feitas antes do cálculo da Folha de Pagamento para que essas informações reflitam no resultado.

Reembolso do Salário-Maternidade

De acordo com a Lei 10.710/2003, a partir de 01/09/2003, a empresa passou a ser a responsável pelo pagamento do salário-maternidade, desde que não seja por motivo de adoção ou guarda judicial, porém, como esse benefício é devido pela Previdência Social e não pela empresa, a empresa reembolsará o salário-maternidade que foi pago deduzindo-o do INSS que deveria recolher à Previdência Social.

Veja a seguir o que é necessário para que o sistema efetue automaticamente o reembolso:

  1. No menu Tabelas selecione Eventos, localize o evento correspondente ao Salário-Maternidade, provavelmente será o código 025, e certifique-se de que suas características estão preenchidas da seguinte forma:
        . Tipo: 3-Dias;
        . Imprimir unidades: marcar essa opção;
        . Tributar para: IRRF, INSS e FGTS (todos marcados);
        . Acumular em: RAIS Base (somente essa opção deve estar marcada);
        . Entrar no cálculo e na impressão dos relatórios da Folha: marcar essa opção;
        . Todos os outros campos deverão ficar em branco ou sem marcação.

    Obs: caso não exista nenhum evento para "Salário Maternidade", crie um Novo vencimento com as características mencionadas acima.

  2. No menu Ferramentas selecione Opções, localize o item 'Códigos para | Outros' e certifique-se de que o código do Salário-Maternidade está preenchido corretamente (com o código 025, por exemplo), depois clique no botão OK;

Assim, sempre que existir o evento de salário-maternidade no mês corrente, o valor pago será apresentado no resumo da Folha de Pagamento como Deduções e será subtraído do valor devido à Previdência Social que será recolhido através da GPS (Guia da Previdência Social).


O salário-maternidade só poderá ser deduzido do valor devido à Previdência Social, ou seja, não poderá ser descontado do valor devido a "Outras Entidades".
Sendo assim, quando o valor devido pela empresa à Previdência Social for menor que o salário-maternidade a compensar o resultado ficará negativo resultando em saldo a compensar que deverá ser abatido, manualmente, em um próximo recolhimento.




Para deduzir o saldo a compensar em um próximo recolhimento de INSS, basta acrescentar manualmente o valor que será compensado em 'Tabelas | Empresas | GPS' no campo 'Compensação - Valor a Compensar', gravar essa informação e depois, efetuar o cálculo da Folha de Pagamento, assim esse valor será deduzido desse novo recolhimento à Previdência Social. Observe que o saldo a compensar não poderá ser deduzido no mesmo recolhimento em que ele foi computado.



Para efetuar a compensação será necessário selecionar no menu Tabelas o item Empresas e na guia 'GPS' preencher o campo 'Compensação - Valor a Compensar' e o respectivo período. Veja:



Depois será necessário calcular a Folha de Pagamento através do menu Cálculos e imprimir o relatório da Folha para visualizar o resultado. Veja:



Esse mesmo resultado será demonstrado na emissão da GPS:

Durante o período de 01/12/1999 até 31/08/2003 o salário-maternidade era pago diretamente pela Previdência Social, portanto, não poderá haver reembolso de salário-maternidade para a empresa correspondente a esse período.

Retorno do Afastamento de Licença-Maternidade

O processo de retorno do afastamento não é tratado automaticamente pelo sistema, portanto, essa rotina deverá ser executada manualmente pelo usuário. Para executá-la, proceda da seguinte forma:

  1. No menu Funcionários selecione o item Cadastro, localize a funcionária que retornará do afastamento, mude o campo Situação para 1-Ativo e clique no botão Gravar;

  2. No menu Funcionários selecione o item Mais Cadastro clique na guia Afastamento/Rescisão e verifique se no bloco Afastamento o campo Fim do Afastamento está preenchido corretamente.

    Obs: O campo Movimentação não deve ser modificado, ou seja, deve ser mantida a informação do início do afastamento (Q). Com relação à movimentação de retorno para o sistema SEFIP (Movimentação Z1), o sistema de Folha de Pagamento gerará automaticamente essa informação no mês correspondente ao "Fim do Afastamento".

  3. No menu Funcionários selecione o item Lançamentos Individuais e trate os seguintes lançamentos:

    * Verifique se existe um evento "025-SALARIO MATERNIDADE" com "Tipo: T-Temporário" com "REF" correspondente aos dias de afastamento no mês (somente quando o funcionário retornar após o 1º dia do mês);
    * Verifique se existe um evento "002-SALARIO" com "Tipo: T-Temporário" com "REF" correspondente aos dias trabalhados (somente quando o funcionário retornar após o 1º dia do mês);
    * Verifique se existe um evento "002-SALARIO" com "Tipo: P-Permanete" com "REF = 30";

    Uma funcionária afastada por motivo de licença-maternidade com "Início em 18/04/2008" e "Fim em 15/08/2008" teria os seguintes lançamentos:

    * Evento 025-SALÁRIO MATERNIDADE com "Data 08/2008", "Tipo: T-Temporário" e "REF = 15" referentes aos dias de afastamento que restam no mês;
    * Evento 002-SALÁRIO com "Data 08/2008", "Tipo: T-Temporário" e "REF = 15" referentes aos dias trabalhados após retornar do afastamento;
    * Evento 002-SALÁRIO com "Data 09/2008", "Tipo: P-Permanente" e "REF = 30" para que a partir desta data o funcionário passe a receber a remuneração integral;

    Veja como ficariam esses eventos na tela de Lançamentos:

Essas alterações deverão ser feitas antes do cálculo da Folha de Pagamento para que essas informações reflitam no resultado.

FGTS

O depósito do FGTS é obrigatório nas hipóteses em que o trabalhador se afasta do serviço, por força de lei ou acordo, mas continua recebendo remuneração ou contando o tempo de afastamento como de serviço efetivo, como é o caso da licença-maternidade (Art. 28 do RFGTS, aprovado pelo Decreto nº 99.684, de 08.11.1990 e Art. 9º da Instrução Normativa SIT nº 25, de 20.12.2001 - DOU de 27.12.2001).

Portanto, em caso de afastamento por motivo de licença-maternidade o depósito do FGTS não deve ser interrompido.

Por isso, o evento "293-Base FGTS" deve estar presente na Folha de Pagamento para essa funcionária durante todo o período do afastamento. Siga as instruções contidas nos itens 'Início do Afastamento de Licença-Maternidade' e 'Retorno do Afastamento de Licença-Maternidade' para que esse evento seja agendado da maneira correta.

A funcionária afastada por motivo de Licença-Maternidade continuará participando mensalmente da declaração do SEFIP, onde serão informados os dados para depósito e também os dados do afastamento.

FÉRIAS

Férias é o período de descanso anual, que deve ser concedido ao empregado após o exercício de atividades por um ano, ou seja, por um período de 12 meses, período este denominado "aquisitivo".

No caso de afastamento por licença-maternidade, o período do afastamento é computado como trabalhado, portanto, o período aquisitivo será pago normalmente.

13º SALÁRIO

No caso de afastamento por licença-maternidade, o período do afastamento é computado como trabalhado, portanto, o 13º salário será pago integralmente.

O 13º salário correspondente aos dias de licença-maternidade no ano corrente será reembolsado para a empresa através de compensação na GPS do 13º salário em dezembro ou na GPS do mês corrente quando a funcionária for desligada antes desse período.

Sendo assim, a empresa pagará o 13º salário integral para a funcionária e abaterá na GPS, a título de "Deduções", o valor correspondente aos dias de licença-maternidade pago no ano corrente.

Exemplo A: Uma funcionária com remuneração atual de R$ 1.000,00, que esteve afastada por 120 dias no ano corrente por motivo de licença-maternidade, em dezembro a empresa pagaria o 13º salário integral (R$ 1.000,00) e deduziria da GPS competência 13 o valor de R$ 333,33.

Veja a seguir como é feito o cálculo do reembolso:

    13º Salário / pela quantidade de avos que a funcionária tem direito / 30 x Quantidade dias afastamento

    ou seja, 13º salário dividido pela quantidade de avos que a funcionária tem direito, o resultado dividido por trinta, o resultado multiplicado pela quantidade de dias de afastamento no ano corrente

    R$ 1.000,00 / 12 = R$ 83,3333 / 30 = R$ 2,7777 x 120 dias = R$ 333,33

Exemplo B: Uma funcionária com remuneração atual de R$ 1.000,00, que esteve afastada 50 dias no ano corrente por motivo de licença-maternidade e foi desligada da empresa em 30 de abril. Nesse caso, a empresa pagaria o 13º salário proporcional (R$ 333,33) e deduziria da GPS do mês de abril o valor de R$ 138,89.

Veja a seguir como é feito o cálculo do reembolso:

    13º Salário Proporcional/ pela quantidade de avos que a funcionária tem direito / 30 x Quantidade dias afastamento

    ou seja, 13º salário proporcional dividido pela quantidade de avos que a funcionária tem direito, o resultado dividido por trinta, o resultado multiplicado pela quantidade de dias de afastamento no ano corrente

    R$ 333,33 / 4 = R$ 83,3325 / 30 = R$ 2,7777 x 50 dias = R$ 138,89

A empresa continuará responsável pelo recolhimento dos seus tributos, inclusive o FGTS, correspondente ao valor pago a título de 13º salário.

Licença-Maternidade - Pagamento efetuado "pela Previdência Social"

Quando a funcionária se afastar por licença-maternidade em casos de adoção ou guarda judicial o pagamento do salário-maternidade será efetuado diretamente pela Previdência Social, mediante requerimento que pode ser solicitado no site: http://www.dataprev.gov.br/servicos/salmat/salmat.htm

Veja a seguir os procedimentos necessários para efetuar esse tipo de afastamento no sistema de Folha de Pagamento:

  1. No menu Funcionários selecione o item Cadastro e localize a funcionária que será afastada;

  2. Clique no menu Cálculos, selecione o item Afastamento, escolha o código de Movimentação correspondente ao afastamento por Licença-maternidade (adoção ou guarda judicial => Q4-adoção/guarda judicial de criança até 1 ano - licença de 120 dias; Q5-adoção/guarda judicial de criança de 1 a 4 anos - licença de 60 dias; Q6-adoção/guarda judicial de criança de 4 a 8 anos - licença de 30 dias), indique a data de Início do afastamento e Fim do afastamento;

  3. Clique no botão Gravar para efetivar o afastamento;

Após a gravação convém se certificar de que as informações foram registradas com sucesso. Veja a seguir como conferir essas informações:

  1. No menu Funcionários selecione o item Cadastro, localize a funcionária que foi afastada e verifique se o campo Situação está 2-Afastado;

    Obs: A Situação da funcionária só deve ser modificada, manualmente, para "1-Ativo" no mês em que ela retornar do afastamento, ou seja, a partir do "Fim do Afastamento". Portanto, durante o início e todo o período (integral) do afastamento a Situação deve ser mantida como 2-Afastado:

  2. No menu Funcionários selecione o item Mais Cadastro clique na guia Afastamento/Rescisão e verifique se o campo Movimentação e o bloco Afastamento estão preenchidos com as informações que foram acrescentadas na tela do Cálculo.

  3. No menu Funcionários selecione o item Lançamentos Individuais, verifique se os lançamentos agendados correspondem apenas ao salário dos dias trabalhados antes e depois do afastamento e também, ao FGTS e INSS EMPRESA que será recolhido durante o período de afastamento.

    Uma funcionária afastada por motivo de Licença-maternidade por adoção de criança menor que 1 ano de idade, portanto, com direito de afastamento por 120 dias, com "Início em 18/04/2008" e "Fim em 15/08/2008" teria os seguintes lançamentos:

    * Evento 002-SALÁRIO, T-Temporário, Data: 04/2008, proporcional = 17 dias trabalhados antes do afastamento;
    * Evento 002-SALÁRIO, T-Temporário, Data: 08/2008, proporcional = 15 dias trabalhados após retornar do afastamento;
    * Evento 002-SALÁRIO, P-Permanente, Data: 09/2008, integral = 30 dias trabalhados;
    * Evento 293-BASE FGTS, P-Permanente, Data: 04/2008 = remuneração integral. No mês em que a funcionária retornar do afastamento (08/2008), o "Tipo" desse evento deve ser mudado para "T-Temporário";
    * Evento 296-BASE INSS EMPRESA, P-Permanente, Data: 04/2008 = remuneração integral. No mês em que a funcionária retornar do afastamento (08/2008), o "Tipo" desse evento deve ser mudado para "T-Temporário".

    Obs: Na tela de Lançamentos não haverá evento de "Salário-maternidade" porque esse benefício será pago diretamente pela Previdência Social.

* RETORNO DESSE AFASTAMENTO: o processo de retorno desse tipo de afastamento deve ser tratado manualmente, da seguinte forma:

  1. No menu Funcionários selecione o item Cadastro, localize a funcionária que retornará do afastamento, mude o campo Situação para 1-Ativo e clique no botão Gravar;

  2. No menu Funcionários selecione o item Mais Cadastro, clique na guia Afastamento/Rescisão e verifique se no bloco Afastamento o campo Fim do Afastamento está preenchido corretamente.

    Obs: O campo Movimentação não deve ser modificado, ou seja, deve ser mantida a informação do início do afastamento (Q). Com relação à movimentação de retorno para o sistema SEFIP (Movimentação Z1), o sistema de Folha de Pagamento gerará automaticamente essa informação no mês correspondente ao "Fim do Afastamento".

  3. No menu Funcionários selecione o item Lançamentos Individuais e trate os seguintes lançamentos:

    * Verifique se existe um evento "002-SALARIO" com "Tipo: T-Temporário" com "REF" correspondente aos dias trabalhados (somente quando o funcionário retornar após o 1º dia do mês);
    * Verifique se existe um evento "002-SALARIO" com "Tipo: P-Permanente" com "REF = 30";
    * Mude o "Tipo" dos eventos "293-BASE FGTS" e "296-Base INSS EMPRESA" para "T-Temporário".

    Uma funcionária afastada por motivo de Licença-maternidade por adoção de criança menor que 1 ano de idade, portanto, com direito de afastamento por 120 dias, com "Início em 18/04/2008" e "Fim em 15/08/2008", em agosto/2008, teria os seguintes lançamentos:

    * Evento 002-SALÁRIO com "Data 08/2008", "Tipo: T-Temporário" e "REF = 15" referentes aos dias trabalhados após retornar do afastamento;
    * Evento 002-SALÁRIO com "Data 09/2008", "Tipo: P-Permanente" e "REF = 30" para que a partir desta data o funcionário passe a receber a remuneração integral;
    * Evento 293-BASE FGTS com "Data 08/2008", "Tipo: T-Temporário" = remuneração integral;
    * Evento 296-BASE INSS EMPRESA com "Data 08/2008", "Tipo: T-Temporário" = remuneração integral.

Essas alterações deverão ser feitas somente no mês em que a funcionária retornar do afastamento da licença-maternidade. De acordo com o exemplo acima seria em: 08/2008.